Al giorno d’oggi, per un’azienda è sempre più fondamentale avere un’organizzazione interna efficace, con ogni reparto coordinato, agile e funzionale. Proprio per far fronte a questa esigenza nascono i software SAP, un supporto fondamentale se parliamo di efficienza aziendale. Molte volte, però, l’operatività SAP può richiedere numerose risorse e un elevato livello di formazione interna. In questo caso possono venirci in aiuto piattaforme che, grazie a una serie di tool, semplificano la fruizione dei dati provenienti dai sistemi SAP. Parliamo dei software BPM: scopriamo di più su cosa sono e come funzionano.
Cos'è SAP e perché è indispensabile
SAP, nel corso degli anni, si è affermata come standard de facto nel campo degli ERP e, in generale, nei sistemi di gestione aziendale. Una delle sue caratteristiche più importanti è l’architettura modulare, che lo rende adattabile alle esigenze di aziende di tutte le dimensioni e settori. Ma perché è così indispensabile? Principalmente per la sua capacità di centralizzare e automatizzare i processi aziendali, fornendo un unico punto di accesso per tutti i dati e le operazioni. Questo non solo migliora l'efficienza e riduce i costi, ma soprattutto permette di prendere decisioni informate, secondo la logica data driven sempre più diffusa. SAP, insomma, è un elemento cruciale per la competitività e la crescita sostenibile delle organizzazioni.
Operatività SAP: perché un tool BPM può semplificare la vita
Sappiamo che l’ecosistema SAP permette di monitorare, automatizzare e semplificare la maggior parte dei processi aziendali, tramite ERP e digital core in grado di coprire e migliorare numerose aree, anche attraverso una galassia di prodotti aggiuntivi ed estensioni. Fra le principali aree ricordiamo contabilità, produzione, logistica, gestione delle risorse umane e del personale, controlli di gestione e altre importanti sfere.
SAP è in grado di adattarsi in maniera perfetta alle esigenze di un’azienda, ma spesso la semplificazione dei processi di ogni reparto aziendale può dimostrarsi più difficile da realizzare del previsto, in particolare per quanto riguarda la gestione del Business Process Management, che invece costituisce una delle aree di maggiore criticità nella gestione moderna dell’impresa.
Secondo una recente ricerca*, infatti, il 30% delle aziende italiane pianifica di investire in automazione e in Business Process Management nel corso del 2022, a sottolineare l’importanza crescente di questa modalità di gestione all’interno delle aziende.
Tuttavia, gli strumenti standard offerti da SAP possono, in molti casi, avere un punto di ingresso eccessivamente elevato, o introdurre elementi di complessità che rendono, almeno in parte, inefficace lo sforzo di efficientamento che dovrebbe caratterizzare il BPM.
Proprio per questo una soluzione ottimale può essere affidarsi a un tool BPM di terze parti, che semplifica qualsiasi processo aziendale dall’inizio alla fine.
Si tratta di un tool di supporto che consente di semplificare l’operatività SAP, consentendo un design rapido di regole, modelli, flussi operativi e procedure. Un framework di strumenti a disposizione del responsabile aziendale che può così configurare per ogni contesto il miglior flusso di utilizzo di tutte le procedure.
In termini generali, un tool BPM:
- - Semplifica i processi di gestione
- - Supporta i processi di sviluppo e ingegnerizzazione di nuovi prodotti
- - Permette di programmare con cura ogni attività
- - Offre la possibilità di condividere competenze, dati e documenti internamente e/o con risorse esterne
- - Permette di delegare facilmente il lavoro
- - Aiuta a gestire in maniera agile i processi H.R. (visite mediche, gestione delle risorse, colloqui e altro)
- - Abbatte in maniera significativa i costi e i tempi di implementazione di nuove procedure
Che cos’è e come funziona un tool BPM
Ma come funziona un tool BPM? Questo tool è in grado di integrarsi nei sistemi IT preesistenti dell’azienda e non richiede processi complicati per essere configurato. Una volta attivo, questo interagirà con tutti i componenti dell’ecosistema informatico, dal CRM all’ERP, dalla posta elettronica ai cloud dai quali attingere dati, materiali, documenti e altro ancora. Fino ad arrivare, se l’azienda ne ha necessità, a dialogare con gli endpoint, che si tratti di dispositivi IT o di macchinari di produzione connessi.
Nello specifico, i tool BPM sono in grado di mappare, documentare e controllare tutti i processi aziendali. Possono essere utilizzati per attivare sistemi di collaborazione fra team interni, o fra risorse interne ed esterne, ma anche per gestire la redazione e la distribuzione di documenti. Uno strumento BPM opportunamente configurato può essere utile anche per gestire situazioni As is/ To be, per testare nuove soluzioni e verificarne l’efficacia.
Nel dettaglio, gli strumenti di Business Process Management operano su diverse fasi chiave, che partono dalla progettazione (o verifica) dei processi aziendali, per arrivare alla messa in opera delle soluzioni.
Modellazione
Nella fase iniziale, gli strumenti di BPM permettono di modellare i processi aziendali attraverso rappresentazioni visuali dei flussi di lavoro, creando rappresentazioni visive del flusso di lavoro.
Automazione
Nella fase successiva, lo strumento di BPM automatizza il processo, sulla base del modello creato. Questo significa che si farà carico di eseguire, con gli strumenti discrezionali forniti dal modello, le attività manuali, come l'approvazione di una richiesta o l'invio di una notifica.
Esecuzione e Monitoraggio
Durante l’esecuzione, l’intero processo è gestito dal tool BMP, che ne monitora le prestazioni attraverso KPI e fornendo strumenti visivi come cruscotti e report per l’analisi. Grazie a questi è possibile identificare eventuali inefficienze, analizzarle e correggere, in un’ottica di miglioramento continuo.
Ottimizzazione
Sulla base dei dati raccolti, uno strumento di BPM può permettere l'ottimizzazione dei processi. Per esempio, riprogettando alcune fasi, eliminando attività ridondanti o progettando nuovi flussi che si rendano necessari.
Integrazione
Sempre più spesso gli strumenti BPM sono progettati per integrarsi con altri sistemi aziendali, come ERP o CRM, per una gestione più orchestrata e unificata delle operazioni aziendali.
Quali sono i vantaggi di un tool BPM e perché utilizzarlo nell’operatività SAP
In generale, possiamo concludere dicendo che adottare un tool BPM che si integri con un ecosistema SAP può rappresentare un’ottima via per semplificare tutti i processi aziendali. Ecco alcuni dei benefici più rilevanti:
Efficienza e Risparmio di Tempo: un tool BPM può automatizzare molte delle attività manuali e ripetitive nei processi gestiti da SAP. In questo modo si accelera l'esecuzione dei processi, liberando contemporaneamente tempo ed energie delle persone per concentrarsi su compiti più strategici e a valore aggiunto.
Controllo e Tracciabilità: l'uso di un tool BPM offre un controllo granulare sui processi, e permette di monitorare in tempo reale le prestazioni attraverso KPI e dashboard.
Migliore collaborazione: un tool BPM facilita la collaborazione tra team e dipartimenti diversi. Per esempio, un processo di approvvigionamento che coinvolge il dipartimento delle vendite, il magazzino e la contabilità può essere gestito in modo più fluido e trasparente, grazie alla visibilità completa del processo.
Flessibilità e Scalabilità: gli strumenti di BPM sono progettati per essere flessibili e scalabili, per adattare i processi alle diverse esigenze aziendali, anche quando sono variabili nel tempo. Questa flessibilità è particolarmente importante in un ecosistema SAP, che spesso deve gestire una vasta gamma di processi e funzioni aziendali.
In definitiva, il compito di un tool BPM è quello di semplificare ulteriormente la complessità, permettendo di sfruttare al 100% le potenzialità dell’ecosistema SAP, anche attraverso una maggiore flessibilità e possibilità di personalizzazione, una gestione semplificata e, in generale, una maggiore reattività rispetto alle esigenze aziendali.
*Fonte: Statista
