Personalizzazione transazione SAP, così riduci i tempi operativi

L’uso delle transazioni in SAP permette di ridurre considerevolmente i tempi necessari per le operazioni, dal momento che, di fatto, si tratta di scorciatoie da tastiera che offrono un’alternativa più rapida ai classici menu e all’eventuale scelta di opzioni aggiuntive. Ampiamente sfruttate dai power user, si rivelano molto utili in tutti i workflow aziendali in cui si fa uso frequente di alcune operazioni. Il principio è analogo a quello delle comuni scorciatoie da tastiera: risparmiando una frazione di tempo su ciascuna, il bilancio finale in termini di ottimizzazione è considerevolmente positivo. 

Personalizzazione transazione SAP – presenti dalle origini 

I codici di transazione, comunemente noti come Transazioni o Transaction Codes, sono una delle funzionalità più antiche di SAP e risalgono alle prime versioni del programma, in cui, come in tutti gli applicativi e i sistemi della stessa epoca, l’uso dei menu risultava meno intuitivo. Oggi, con le nuove logiche di interfaccia, Fiori in particolare, lo svolgimento delle operazioni attraverso i menu visuali risulta più agile e immediato. Tuttavia, soprattutto per gli utenti che fanno uso frequente di un limitato numero di funzioni, l’uso dei codici di transazione risulta ancora il modo più efficiente per relazionarsi con l’ecosistema SAP. 

Tradizionalmente, una transazione SAP è costituita da un codice di 4 caratteri, ma ultimamente questo standard di fatto non è più applicato in modo così rigido. Anche perché, nel frattempo, il numero di transazioni è cresciuto considerevolmente, arrivando a contarne più di 100.000. Questo incremento è dovuto sia all’introduzione di operazioni sempre più specifiche, sia all’aumento considerevole dei prodotti e delle funzionalità interne all’ecosistema SAP. 

Perché le transazioni SAP sono importanti 

Oltre alla loro capacità di rendere più veloci le operazioni, in particolare quelle ordinarie e svolte con maggiore frequenza, le transazioni SAP hanno un’altra caratteristica che le rende estremamente utili quando è necessario ridurre i tempi operativi: la possibilità di creare una personalizzazione della transazione SAP create appositamente per un singolo sistema. 

Le transazioni, o T-codes, personalizzate hanno inoltre un altro importante compito: evitare la modifica delle transazioni originali, una pratica sconsigliata da SAP e fortunatamente sempre meno diffusa. 

Come vedere il codice transazione 

Come abbiamo accennato, i codici tranzasione offrono un accesso più rapido alle funzionalità degli strumenti SAP. Nelle versioni più recenti questi codici non sono immediatamente visibili, tuttavia esiste una opzione per fare in modo che siano sempre mostrati anche negli alberi dei menu. Per attivarla occorre usare il menu Opzioni o Extras, aprire la voce Impostazioni (settings) e qui attivare la spunta in corrispondenza di Visualizzare il nome tecnico (display technical names). In questo modo il codice transazione diventerà visibile anche nella navigazione standard, prima della definizione.  

Elenco transazioni SAP 

Ma come si presenta un codice transazione SAP? Per avere un’idea, riportiamo di seguito una selezione di quelle provenienti dai moduli MM e BW, a titolo di esempio  
 

 Ottimizzare i tempi operativi con la personalizzazione della transazione SAP 

Dal momento che le personalizzazioni ai T-codes nascono con l’intento di incontrare le esigenze aziendali più specifiche, il primo passaggio da effettuare per utilizzarle con successo è quello di identificare i processi maggiormente utilizzati in SAP e identificare se al loro interno esistono passaggi specifici che possono essere in qualche modo distillati in una procedura. 

Per esempio, se un workflow aziendale prevede l’esportazione di un file o di un documento, la sua modifica o lavorazione e un nuovo inserimento all’interno del sistema, è possibile creare una transazione che svolga queste operazioni direttamente all’interno di SAP, snellendo le incombenze a carico degli utenti, riducendo i margini di errore e risolvendo i problemi di compatibilità. 

La personalizzazione della transazione SAP può essere creata anche utilizzando come base le transazioni già esistenti, estendendone le funzionalità. Per esempio, una transazione come VA05N, utilizzata per elencare gli ordini, può essere replicata modificando i campi visualizzati, e rendendola più adeguata all’uso in una specifica realtà. 

L’importanza della formazione nell’uso della personalizzazione della transazione SAP 

Abbiamo visto come le transazioni personalizzate debbano essere costruite sulla base delle reali esigenze aziendali. Oltre al fondamentale passaggio di analizzarle e verificare la fattibilità di una personalizzazione, tuttavia è necessario un secondo passaggio fondamentale: la formazione del personale. L’efficacia e l’utilità delle transazioni personalizzate, infatti, è linearmente dipendente dal loro utilizzo. Per questo motivo, fare in modo che il personale sia opportunamente formato per utilizzarle è un secondo passaggio fondamentale perché siano davvero efficaci. 

DNC, forte della sua esperienza consolidata in diversi settori, può supportare le aziende nel miglioramento dei processi, implementando transazioni SAP personalizzate e fornendo tutti gli strumenti necessari, anche formativi, perché il loro uso crei un reale valore aggiunto all’interno dell’azienda.