La matrice SoD copre un ruolo fondamentale nel quadro della gestione dei rischi sia per l’intera organizzazione che per le singole unità di business. La segregazione dei ruoli o Segregation of Duties (SoD) è uno dei principi fondamentali per l'organizzazione aziendale che ha come obiettivo quello di non concentrare su un unico soggetto responsabilità di processi o attività, con la finalità di evitare frodi o potenziali errori.
Sebbene la SoD sia un concetto di per sé semplice, l'applicazione può risultare di complessa applicazione. Proprio per supportare il processo di definizione di ruoli, responsabilità e rischi, la matrice SoD entra in azione attraverso soluzioni software pensate appositamente per ridurre il grado di complessità e fornire una visione rapida al management degli eventuali rischi.
Conoscere i conflitti per comprenderne i rischi
All’interno della matrice SoD sono rappresentati i potenziali conflitti e rischi connessi ad ogni coppia di processi. É importante evidenziare il fatto che non esistono due conflitti SoD uguali e ognuno di essi comporta un rischio diverso per l'azienda. Non solo, nel processo di creazione della SoD, ogni conflitto deve essere valutato in base alla probabilità e all'impatto scatenante da un'eventuale esecuzione delle transazioni.
Qualunque sia la classificazione adottata, è necessario che l'azienda dia una priorità coerente, in modo tale da non trovarsi di fronte ad eventuali sorprese, mantenendo in questo modo un’alta attenzione sui conflitti che hanno dimostrato di avere il più grande potenziale di riduzione del rischio.
Al tempo stesso, anche le matrici SoD e i rischi evidenziati al loro interno non sono uguali per tutti, poiché spesso differiscono, anche in modo netto, tra diverse aziende, settori, modelli di business e persino all'interno della stessa organizzazione.
In quest'ultimo caso vengono considerati i singoli processi adottati. È comune, infatti, che un'azienda abbia al suo interno più di una matrice SoD per via delle differenze nei processi di business, sia in base al luogo che all’unità coinvolta. L'esigenza di adottare matrici SoD diverse è un risultato dipendente dalle diverse realtà aziendali che si ritrovano a dover eseguire un'analisi personalizzata delle transazioni in conflitto, per comprendere e acquisire il reale rischio associato al proprio modello di business.
Maggior efficienza e miglior controllo interno con la matrice SoD
Grazie alla matrice SoD è possibile raggiungere risultati importanti nel processo di mitigazione di eventuali rischi di conflitto, a patto che quest’ultimi siano documentati correttamente.
L'attribuzione ad ogni rischio SoD di un livello (alto, medio o basso) e di una tipologia (rischio operativo SAP, finanziario etc ...), il tutto riflesso sulla matrice SoD, permette di stimare qualitativamente e quantitativamente i rischi di ogni processo, così da poter offrire al management una visione chiara ed efficiente.
Quindi, attraverso una politica SoD coerente alle diverse esigenze di business e grazie all'adozione della matrice è possibile avere a propria disposizione meccanismi atti a consentire al management una miglior gestione del rischio.
Anche per quanto concerne eventuali audit, l'adozione di una SoD e la sua implementazione attraverso la matrice SoD è da considerarsi un aspetto indispensabile per soddisfare i requisiti di conformità.
Complessivamente, la matrice SoD è uno strumento imprescindibile per proteggere il business e monitorare continuamente le diverse tipologie di rischi. Attraverso un’analisi rigorosa del rischio SoD, il mantenimento continuo del livello di conformità, controlli preventivi e una mitigazione personalizzata in base ai processi è possibile evidenziare aree di rischi, ottenere una maggior copertura e una maggior efficienza nelle attività di testing e controllo. Tutti questi aspetti avranno un impatto benefico per l’azienda e anche i dipendenti stessi, così da considerare il rischio non più una minaccia, bensì una risorsa.
