Uno dei principali vantaggi “storici” del digitale è senza dubbio quello di poter automatizzare e rendere più efficienti i processi e le procedure. Proprio l’automazione, totale e parziale, è stata fra i primi campi di sviluppo, fin dagli albori dell’informatica moderna negli anni ’80 del secolo scorso. Oggi i software permettono diversi livelli di automazione, fino ad arrivare a metodologie come la RPA (Robotic Process Automation) che permettono addirittura di conciliare l’automazione con la discrezionalità. I Flussi SAP costituiscono un esempio di come l’automazione oggi sia un’esigenza sempre più marcata.
I flussi SAP: conquistare efficienza
Un flusso di lavoro costituisce in qualche modo la base della piramide dell’automazione. In genere si tratta di un’operazione autonoma, specifica e con un livello di complessità non troppo elevato. Anche se il termine indica in generale una sequenza di attività, in questo articolo ci concentreremo principalmente su quelli automatizzati, completamente o in parte.
Ricordiamo inoltre che i flussi SAP, e in generale i flussi di lavoro, si distinguono dai processi perché un processo può essere più articolato e presentare maggiori complessità. Per esempio, la consegna delle merci a un cliente può essere un processo (bisogna stabilirla in funzione di diversi parametri e prendere alcune decisioni) mentre l’emissione della bolla di accompagnamento può essere un flusso di lavoro.
Va da sé che automatizzare i workflow, i flussi di lavoro, presenta un numero di complessità e criticità inferiori rispetto all’automazione dei processi. E, per questo motivo, spesso rappresenta il punto di partenza per le aziende che si avvicinano alla trasformazione digitale. SAP dispone anche di uno strumento dedicato, SAP Business Workflow, pensato proprio per la creazione e gestione dei flussi di lavoro (e dei processi).
Ridurre la complessità degli strumenti SAP
La potenza degli strumenti SAP è indubbia. Ma spesso, soprattutto nei contesti non preminentemente informatizzati, la creazione di flussi di lavoro e la loro gestione può introdurre una domanda di competenze e risorse decisamente elevata. Basti pensare che esistono interi siti web dedicati alla spiegazione dei codici di errore. In altre parole, un’azienda che decida di affrontare la creazione e gestione dei flussi SAP in modo completamente autonomo, rischia di investire molto tempo anche nella semplice realizzazione e nel tracciamento degli errori (inevitabili, nelle implementazioni complesse). Questo rischia di erodere molto rapidamente il vantaggio introdotto dai flussi SAP stessi, rendendo tutta l’operazione antieconomica. La soluzione, naturalmente, non è quella di rinunciare all’uso dei Workflow, quanto quella di adottare strumenti che ne adeguino la complessità anche ai progetti di taglio non enterprise.
Tracciare i flussi SAP in modo semplice ed efficiente
Come sappiamo, SAP è un sistema fortemente collaborativo nei confronti delle realtà di terze parti. Layer come ABAP (Advanced Business Application Programming) e la nuova Business Technology Platform permettono l’integrazione molto semplice per partner e aziende che vogliano integrarsi con l’ecosistema, a qualsiasi livello.
Per questo motivo, una dashboard di terze parti può essere lo strumento ideale per la gestione dei flussi SAP e la mitigazione delle complessità. Disporre di un sistema che permetta da un lato una creazione semplificata degli automatismi e dall’altro di tracciarli (e comprenderli) in modo più intuivo costituisce senza dubbio un vantaggio strategico considerevole. Perché l’uso dei workflow sia davvero efficiente, infatti, è necessario che lo sforzo necessario per la loro gestione sia inferiore a quello che richiederebbe la gestione manuale.
L’uso di applicazioni e dashboard di terze parti permette alle aziende di avvantaggiarsi dell’automazione introdotta dai flussi di lavoro e valutare con maggiore serenità l’eventuale evoluzione verso l’automazione dei processi. Inoltre, l’uso di piattaforme di terze parti riduce il rischio, per esempio, di disallinearsi dalle buone pratiche, per esempio usando soluzioni deprecate, modificando direttamente le applicazioni aziendali e così via. In genere, infatti, i partner che offrono soluzioni di terze parti sono particolarmente attenti a raccomandazioni, specifiche e consuetudini, permettendo così di conciliare le esigenze di personalizzazione, anche molto agile, con discipline più rigorose e attuali come il mantenimento del clean core delle applicazioni e degli ecosistemi.
