L’eliminazione della carta per trasformare l’azienda in una paperless factory è uno dei punti cardine della rivoluzione digitale prevista dall’industria 4.0. Un passaggio importante nella migrazione verso una smart factory a 360 gradi. L’utilizzo del supporto cartaceo, infatti, implica due aspetti che la digitalizzazione può ridurre drasticamente, se non addirittura eliminare: costi elevati e lentezza nei processi.
I costi nascosti della carta
È innegabile che un documento stampato possa essere utilizzato praticamente ovunque, senza la necessità di Internet o di altri supporti. Non solo. Una stampa non cambia nel tempo e, se conservata correttamente, può durare a lungo senza problemi (molto più di un supporto digitale).
Tuttavia, a questi vantaggi si contrappongono importanti limitazioni e spese significative. Anzitutto uno stesso documento solitamente non può essere letto da più di una persona alla volta. È vero che può essere facilmente copiato, ma diventa difficile apportare modifiche. E nel caso si facessero, è arduo capire quale versione si ha sottomano. Senza poi considerare che può capitare che si lasci una stampa nel posto sbagliato e rintracciarla può richiedere molto tempo. Nel caso di documenti cartacei, le persone possono poi compilarli, controllarli e firmarli solo “in presenza”.
Ancor più significativi sono i costi relativi alla gestione e alle certificazioni dei documenti imposte dall'industria (come, per esempio, le conformità ISO). Questi comportano spese importanti nella tenuta degli archivi cartacei. Nonostante ciò, rintracciare un documento tra tutti quelli archiviati non è sempre un’operazione veloce, magari solo perché è stato archiviato in un posto sbagliato. In più, una volta che il documento è stato finalmente trovato, le informazioni cercate potrebbero non essere immediatamente individuabili (come di solito accade in occasione di audit), il che implica un ulteriore dispendio di tempo.
In conclusione, oggi la paperless factory rappresenta una più soluzione flessibile, versatile e sostenibile rispetto ai tradizionali supporti cartacei.
Paperless factory: quali sono gli step necessari
È da precisare che con la dizione paperless factory non si intende semplicemente l’eliminazione della carta in azienda, quanto piuttosto la realizzazione di un sistema che preveda la digitalizzazione dei processi a fronte dell’eliminazione della carta.
In questo senso, diventare una paperless factory significa migliorare la visibilità delle informazioni e la loro accessibilità. Attraverso un sistema paperless, tutti i dati vengono conservati in un'unica posizione virtuale, le informazioni possono essere condivise tra i reparti aziendali e, per favorire l'accessibilità, il sistema può essere configurato facilmente (spesso tramite un’unica dashboard).
La documentazione digitale necessaria per la produzione può essere gestita e visualizzata da un sistema MES (Manufacturing Execution System) in molte fasi della produzione. Spesso usati nella digitalizzazione dei processi, i sistemi MES consentono di avere informazioni precise e accurate, conformità e controllo delle versioni e persino annotazioni di differenze minori ma basilari rispetto alle versioni precedenti. Come risultato, si ottengono cicli produttivi più efficienti, ottimizzazione dei tempi e risparmi nei costi. Inoltre, i sistemi MES permettono di generare una documentazione elettronica per le manutenzioni eseguite e la logistica dei materiali. Con l'uso di procedure guidate di immissione dei dati, un software MES può garantire accuratezza e tempestività della raccolta delle informazioni attraverso regole che garantiscono coerenza ed eliminano errori. Un’importante differenza rispetto alle caratteristiche della documentazione cartacea.
Quali sono i vantaggi della paperless factory
La produzione senza carta può migliorare le operazioni di un'azienda, risultando in una qualità superiore, una maggiore reattività al cambiamento e meno sprechi.
Un sistema senza carta accelera la velocità con cui le informazioni sono trasmesse, essendo inviate elettronicamente, ed facilita la collaborazione poiché le informazioni possono essere condivise, modificate e inviate ai colleghi in tempi molto più rapidi rispetto ai loro equivalenti cartacei. Nella paperless factory, il fatto di avere sistemi di produzione digitali che incentivano la collaborazione porta anche a diminuire gli ostacoli all'innovazione.
Viene poi anche abilitata la manutenzione predittiva: le macchine di produzione possono essere costantemente monitorate tramite dispositivi IoT e i dati che questi inviano al sistema centrale permettono di effettuare interventi di manutenzione prima che si verifichi un fermo macchina e solo quando è realmente necessario.
Una strategia adatta a tutte le aziende
Sebbene l’abbandono della carta richieda l'adozione di una strategia che coinvolga in modo sistematico e profondo l’intera azienda, i vantaggi che comporta sono la chiave per costruire un'infrastruttura sostenibile per la crescita nel futuro, in particolare nell'era post Covid-19, dove il miglioramento dell'efficienza e la riduzione dei costi possono essere vitali per la sopravvivenza di molte aziende.
Con le giuste tecnologie, il tipo di settore o le dimensioni dell'azienda sono irrilevanti quando si tratta di diventare una paperless factory. Il vantaggio principale delle nuove realtà digitalizzate sarà la flessibilità e quindi la gestione in modo efficiente di un ampio mix di prodotti e servizi.
