In ambito aziendale, una corretta, rapida ed efficiente Gestione degli Ordini ha un peso importante sulla produttività. I motivi sono peraltro evidenti, poiché dalla gestione degli ordini dipende la capacità dell’azienda di allineare procurement, produzione e magazzino: pur non essendo l’unico fattore, ciò contribuisce fortemente a una produzione migliore, più efficiente, ma soprattutto rispettosa delle tempistiche richieste dai clienti, con conseguenze positive in termini di vantaggio competitivo e quindi di capacità di generare business.
Cosa vuol dire migliorare la Gestione Ordini
Posta la sua centralità ai fini delle performance d’impresa, la Gestione Ordini è un tema tanto ampio quanto complesso, che comprende diverse attività e anche strumenti gestionali differenti. Raggiungere la massima efficienza nella gestione degli ordini dei clienti, per esempio, significa automatizzare tutto o buona parte del processo, compresa la verifica della corrispondenza dell’ordine alle condizioni che ne determinano l’evasione: la disponibilità dei prodotti a magazzino, la priorità dell’ordine, il prezzo di vendita, i mix permessi dalla direzione commerciale, ma anche la situazione del cliente, i rapporti finanziari con l’azienda e molto altro. Tutto ciò viene generalmente gestito dall’ERP, un sistema informativo che - non a caso - è centrale e impiegato dalla stragrande maggioranza delle imprese, in Italia come altrove.
Gestione Ordini e produzione
In un mondo perfetto, l’azienda pianifica la produzione sulla base della previsione della domanda, produce in funzione del piano ed evade gli ordini che si presentano poco alla volta. La realtà, però, è ben diversa: non solo le pianificazioni vengono frequentemente riviste da ordini del tutto imprevisti, ma le logiche di produzione pull (tra cui, la nota just in time) presuppongono di produrre solo ciò che si è già venduto o si venderà in tempi brevi. Senza entrare nel discorso delle capacità di forecasting, per le quali l’analisi dei dati ha un ruolo centrale, si può dire che oggi evadere un ordine significhi - spesso e volentieri - dover produrre qualcosa in tempi brevi.
MRP e Gestione Ordini
Qui, ovviamente, una Gestione Ordini efficiente deve considerare altri fattori rispetto a quelli di cui sopra, e in particolare la disponibilità dei materiali, la capacità produttiva, l’impegno delle macchine e delle altre risorse. A tal fine ci si affida - quanto meno in parte - ad un MRP (Material Requirements Planning), funzionalità solitamente integrata nell’ERP e dedicata a calcolare, partendo dalla distinta base, i fabbisogni netti di materiali per la corretta gestione della domanda: l'MRP effettua calcoli sofisticati in funzione di fattori quali la giacenza, le scorte minime, i tempi di approvvigionamento stimati e i lead time di produzione, giungendo a proposte di produzione e a ordini d’acquisto per i materiali non presenti.
L’ordine di acquisto, fondamentale per riuscire a produrre e, quindi, per spedire e consegnare nei tempi previsti dà il via a un ulteriore processo gestionale, che va automatizzato il più possibile per permettere l’avvio della produzione nei tempi stimati e per predisporre il magazzino ad accettare nuova merce in funzione della rotazione delle altre.
La Gestione Ordini e il MES
In tutto questo macrocosmo di Gestione Ordini, ci sono certamente quelli di produzione, la cui esecuzione è demandata a un altro sistema informativo essenziale nel manufacturing e che, non a caso, funge da layer intermedio tra il mondo delle macchine e quello dei sistemi di business (ERP): il Manufacturing Execution System.
Il ruolo del MES è determinante ai fini dell’efficienza di produzione, dell’ottimizzazione dei costi e rispetto delle tempistiche produttive; esso si occupa, in funzione degli ordini di produzione, di organizzare - anche in forma automatica - tutti gli aspetti esecutivi tenendo conto della disponibilità delle macchine, della loro capacità produttiva, dei tempi di attrezzaggio, dei materiali e delle risorse umane. Inoltre, il MES ha un ruolo centrale ai fini del controllo della produzione e dell’analisi di ogni fase del ciclo produttivo: tempi, efficienza, resa dei reparti, degli operatori e molto altro. Sostanzialmente, il MES è ciò che concretizza l’ordine del cliente, ottimizzando tutti gli aspetti esecutivi e, cosa tutt’altro che trascurabile, assicura una produzione di qualità e rispettosa delle tempistiche concordate.
