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SAP BTP permette alle aziende di digitalizzare i propri processi di business, automatizzando i flussi di lavoro e ottimizzando le risorse aziendali. I processi di gestione e autorizzazione degli ordini di acquisto possono essere modellati con SAP BTP definendo regole e configurazioni specifiche a partire da workflow modello.
SAP Business Technology Platform consente di configurare i processi in modalità low-code o no-code, ovvero con ridotto sforzo in termini di sviluppo.
SAP BTP fornisce diversi modelli di processo predefiniti che possono essere importati o modificati in base alle esigenze aziendali, integrandoli con i sistemi backend.
Vediamo di seguito alcuni esempi di processi workflow relativi agli ordini di acquisto che possono essere gestiti tramite SAP BTP.
Gestione e autorizzazione degli ordini di acquisto in SAP BTP
Con SAP BTP l’azienda può modellare i workflow relativi alla gestione e autorizzazione degli ordini d’acquisto.
Ogni azienda che effettua ordini necessita di tenere traccia dei dati coinvolti in tale attività. I documenti di acquisto sono utilizzati non soltanto per fini fiscali, ma anche per tenere traccia del portafoglio aziendale. Si tratta di un documento interno per cui un dipartimento chiede a un altro l’approvazione dell’ordine.
Una volta eseguita l’approvazione, si crea l’ordine d’acquisto ovvero il documento che avvia la transazione di vendita che rappresenta il contratto fra le parti.
I flussi modellati e automatizzati con SAP BTP sono processi che seguono un insieme di regole procedurali. Tali processi possono essere semplici, composti per esempio solo da livelli di approvazione e rifiuto, o più complessi, includendo diversi livelli di approvazione legati a condizioni e regole aziendali specifiche.
L’approvazione degli ordini di acquisto in SAP BTP
SAP BTP dispone di un modello di flusso di lavoro per la gestione dell’approvazione degli ordini di acquisto. Quando viene ricevuto un documento di richiesta di acquisto in SAP BTP, viene avviato un processo configurato secondo le regole aziendali. Le entità che devono approvare il processo vengono assegnate dinamicamente in SAP in base agli attributi della richiesta di acquisto che è stata generata.
Gli ordini di acquisto vengono creati a valle del processo di approvazione dell’ordine. Il processo di approvazione degli ordini e gli ordini di acquisto sono i due workflow che possono essere utilizzati per gestire il flusso di approvvigionamento aziendale.
Workflow dell’ordine di acquisto
Gli ordini di acquisto vengono sottoposti a un processo di autorizzazione definito in SAP BTP secondo specifiche configurazioni. Si possono per esempio definire regole per l’autorizzazione del processo di acquisto, assegnando gli utenti deputati a procedere con l’autorizzazione al verificarsi di determinate condizioni. È possibile, per esempio, definire approvatori diversi in base al costo dell’ordine o ad altri suoi attributi.
L’automazione e l’integrazione con il sistema ERP si realizza utilizzando i diversi strumenti messi a disposizione da SAP BTP come la definizione di regole aziendali per definire l’approvatore dell’ordine, l’amministratore del processo, e per raggruppare gli ordini in base agli attributi del documento. Gli approvatori possono essere assegnati automaticamente e notificati via mail.
Notifiche per gli ordini di acquisto
Un esempio di processi che possono essere automatizzati in SAP BTP per la gestione degli ordini sono le notifiche.
Possono essere definite le notifiche da inviare al verificarsi di determinate condizioni, fra cui notifiche via mail agli approvatori di un ordine di acquisto dopo che l’ordine è stato creato in SAP BTP.
Ecco alcune tipologie di notifiche che possono essere configurate in SAP BTP per il workflow relativo agli ordini di acquisto:
- - Ricezione di una conferma d’ordine ampliata: il preparatore e il richiedente di un ordine ricevono questa notifica per posta elettronica quando viene ricevuta una conferma d'ordine che comprende le modifiche proposte da un fornitore.
- Errore di una conferma d’ordine: i gruppi Amministratore clienti e Amministratore acquisti ricevono questo messaggio di notifica per posta elettronica quando l'unità di misura in un messaggio di conferma dell'ordine è diversa dall'unità di misura presente nell'ordine di acquisto.
- Ricezione della conferma d’ordine: i richiedente e i membri dei gruppi Amministratore clienti e Amministratore acquisti ricevono questo messaggio di notifica per posta elettronica quando viene ricevuto un messaggio di conferma dell'ordine di acquisto.
- Avviso di spedizione: il richiedente e i membri dei gruppi Amministratore clienti, Responsabile approvvigionamento, Amministratore acquisti e Responsabile ricezioni ricevono questo messaggio di notifica quando viene ricevuto un messaggio di spedizione per un ordine di acquisto.
- Approvazione per la modifica: un approvatore riceve questo messaggio di notifica quando una correzione di una richiesta di acquisto prevede la sua approvazione.
- Presa incarico di una richiesta di acquisto: questa notifica per posta elettronica viene inviata al preparatore di una richiesta di acquisto dopo che un membro del team elencato nel profilo utente del preparatore prende il controllo della richiesta di acquisto.
Raggruppamento documenti di acquisto
E’ possibile configurare gli attributi per il raggruppamento dei documenti di acquisto prima dell’approvazione. Il raggruppamento può essere definito sulla base degli oggetti dell’ordine che il dipartimento ritiene correlati fra loro e che quindi possono essere inviati insieme al fornitore.
Oppure si possono definire regole di raggruppamento basate su vari attributi quali company code, tax code, fornitore, e altri attributi.
I workflow definiti in SAP BTP possono essere riutilizzati, permettendo all’azienda di modellare i processi senza sforzi di programmazione e ottimizzando il lavoro di gestione.
Per questo motivo SAP BTP si rivela una soluzione utile a digitalizzare i processi interni ottimizzando risorse e riducendo i rischi legati ai costi di sviluppo.
