L’aspettativa dei clienti per quanto riguarda la gestione degli ordini è più elevata che mai. La ragione è senza dubbio nel successo dei colossi del commercio elettronico che, indirettamente ma pervasivamente, condiziona anche le aspettative del mondo B2B. Per questo motivo, una gestione ordini efficace è necessaria per conservare la competitività diretta, ma anche per trasmettere ai clienti, aziende o privati, una qualità del servizio percepita all’altezza di quanto si attende oggi.
La gestione degli ordini, tuttavia, non riguarda esclusivamente le aziende che hanno necessità di gestire un sistema di spedizioni, ma anche tutte quelle che sono innestate nei livelli intermedi di filiere complesse: conto lavoro, terzisti, make to order, lavoro per commessa e così via. Soprattutto in questo caso, infatti, gli ordini devono essere gestiti con estrema efficienza e affidabilità.
Il ruolo del digitale nella gestione ordini
Non ci sono dubbi che, specialmente oggi, l’efficienza passi per la digitalizzazione. Sarebbe però un errore pensare che il vantaggio introdotto dalle nuove tecnologie si riduca all’accelerazione dei processi. Grazie a strumenti di analisi, controllo e gestione, infatti, gli strumenti digitali, in particolare le soluzioni software, possono dare origine o consolidare un processo di cambiamento profondo, che permette di ripensare in ottica di maggiore efficienza processi, procedure e lavorazioni in modo altrimenti impensabile. Ma come immaginare una gestione ordini efficace oggi? Ecco alcune fra le principali strategie.
Rendere più efficiente la gestione del magazzino
La produzione dipende profondamente dall’efficienza del magazzino, sia in uscita, quando l’ordine è pronto per raggiungere il cliente, sia in ingresso quando materie prime o semilavorati devono muoversi ordinatamente verso le diverse lavorazioni. Ed è anche il comparto in cui il rischio di inefficienza è più elevato. Per questa ragione, rendere il magazzino più efficiente è probabilmente la strategia fondamentale per migliorare la gestione degli ordini. I Warehouse Management System, WMS, sono i software che si occupano, appunto, della gestione del magazzino. L’adozione o il rinnovamento di questo tipo di applicazioni è un ottimo punto di partenza per una migliore gestione degli ordini.
Migliorare visibilità e circolazione delle informazioni
Se pensiamo a quando nella nostra azienda gli ordini non sono stati gestiti in modo ottimale, senza dubbio i problemi di comunicazione sono stati fra le principali cause. Anche in questo caso, la tecnologia può venire in aiuto. Prima di tutto, un sistema ERP capace di integrarsi con gli altri strumenti aziendali è senza dubbio indispensabile, dal momento che costituisce l’ossatura del sistema informativo aziendale, ma oggi raramente è sufficiente. Serve, infatti, orchestrare al meglio le diverse linee produttive, coordinandole e facendo in modo che ogni reparto coinvolto abbia tutte le informazioni che necessita. Per questo, uno scheduler, schedulatore della produzione, è lo strumento ideale.
Usare dati e analisi per il miglioramento continuo
Abbiamo accennato al fatto che un ERP efficiente e integrato è necessario per avvantaggiarsi capillarmente della digitalizzazione, ma non si tratta solo di organizzazione. Un sistema unificato, infatti, permette di raccogliere e analizzare dati e informazioni, che possono essere usate sia per identificare eventuali colli di bottiglia, sia per ripensare i processi alla luce dei dati raccolti.
Gestire l’incertezza delle spedizioni
Molte aziende si affidano a fornitori esterni per la consegna delle merci: in questo caso le operazioni escono dal controllo diretto, ma questo non significa che non possano essere gestire e monitorate. I principali fornitori di servizi di trasporto, infatti, mettono a disposizione strumenti tecnologici per il controllo, anche serializzato, delle spedizioni, per esempio attraverso API o altre integrazioni. Queste possono essere collegate all’infrastruttura gestionale aziendale, sia per il monitoraggio vero e proprio delle spedizioni, sia per identificare eventuali criticità su specifiche tratte o con specifici fornitori.
Standardizzare i processi
Infine, fra le principali criticità di un processo produttivo poco efficiente, non possiamo non citare le carenze organizzative e procedurali. Ecco perché la standardizzazione dei processi è un altro elemento di stabilità che le aziende dovrebbero avere come scopo per una gestione degli ordini più efficiente. Un importante supporto in questo senso arriva dai sistemi MES, Manufacturing Execution System, che si occupano della gestione dell’avanzamento produttivo, grazie alla connessione diretta con i macchinari e l’interconnessione con l’infrastruttura gestionale aziendale.
Migliorare la gestione degli ordini grazie alla tecnologia
la gestione degli ordini è un fondamentale elemento di competitività e la tecnologia è indispensabile per renderla più efficiente ed efficace. Attraverso l'adozione delle giuste strategie e delle soluzioni digitali che le supportano, le aziende possono ottimizzare i propri processi, migliorare la visibilità e la circolazione delle informazioni, e in generale fare tutto il necessario per offrire un livello di servizio all’altezza delle aspettative di oggi. Investire nella tecnologia per migliorare la gestione degli ordini non è solo una necessità, ma una vera e propria opportunità per le aziende che vogliono migliorare la propria competitività e presenza sul mercato.
