Gli strumenti di gitali di workflow management offrono importanti vantaggi in termini di efficientamento delle operazioni e dei processi, con conseguente aumento della produttività. In linea di principio, maggiore è il numero di operazioni che si possono automatizzare, maggiore sarà l’efficienza. Inoltre, un buon sistema di workflow management permette di ridurre gli errori attraverso un migliore controllo e una maggiore standardizzazione.
Workflow management in SAP: i vantaggi di un cruscotto personalizzato
L’ecosistema SAP è, a vario titolo e con modalità diverse, ampiamente diffuso nelle realtà produttive e mette a disposizione strumenti nativi per la gestione dei flussi di lavoro. Nuove piattaforme come SAP Business Technology Platform (BTP), per esempio, permettono un elevato livello di personalizzazione garantendo nello stesso tempo la conservazione degli standard e delle best practices. Queste soluzioni, tuttavia, proprio in virtù della loro estrema flessibilità, possono risultare estremamente articolate e richiedere modalità di implementazione difficoltose da gestire, in particolare all’interno di verticalità con esigenze molto specifiche.
Dall’osservazione di questo bisogno, non nuovo in ambito SAP, è nato Object Flow Management, la dashboard aziendale per la gestione standard di processi che DNC ha realizzato per offrire un’alternativa streamlined agli strumenti di workflow management tipici dell’ecosistema.
I vantaggi di un cruscotto personalizzato
Object Flow Management, o OFM, nasce con l’obiettivo di gestire i processi ricorsivi stabili, eterogenei oppure no. Tutti i processi, insomma, che possono essere governati attraverso un numero di variabili finito. In questo contesto, ecco i suoi principali vantaggi:
- Flessibilità e costi contenuti: grazie alla sua specificità, OFM è una soluzione che permette di gestire i flussi di lavoro stabili in modo flessibile, ma contenendo i costi rispetto a soluzioni più articolate.
- Semplificare l’accesso alle transazioni SAP: in presenza di operazioni di carattere ricorsivo, OFM permette un accesso più rapido a transazioni SAP prestabilite, senza richiedere una formazione specifica degli operatori a bordo macchina.
- Gestione di processo integrata: laddove coesistano più sistemi e la convergenza risulti eccessivamente onerosa, OFM può intervenire armonizzandoli all’interno di un processo in modo agile ed efficiente.
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Casi pratici di implementazione
Ma come si concretizzano i vantaggi di un cruscotto personalizzato nel workflow management? Chiariamolo con due casi applicativi.
Nel campo della logistica, permette di adottare un approccio paperless, ad alcune specifiche attività. In un progetto seguito da DNC in questo contesto, ha permesso di digitalizzare la firma grafometrica, archiviarla e rendere più agile la gestione delle spedizioni. In pratica, attraverso l’uso di OFM è stato possibile evitare la stampa in molteplici copie e la firma in originale di tutti i documenti necessari per la presa in carico delle spedizioni da parte dei trasportatori. Questo comporta sia una riduzione dei tempi di gestione, dal momento che non è più necessario scorrere numerose copie fisiche della documentazione, sia dei costi di cancelleria. Inoltre, in caso di errore umano, non è più necessario procedere alla ristampa dei documenti: si provvede direttamente con la modifica digitale.
Nel campo della gestione della qualità l’utilizzo di OFM ha permesso al cliente di realizzare un flusso fortemente personalizzato per la gestione del controllo di qualità. Dal momento che l’utilizzo di soluzioni integrate sarebbe stato gravoso sia per le operazioni sia per il controllo di gestione, si è preferito seguire la strada dell’adeguamento, costruendo un flusso personalizzato che rispecchiasse nella controparte digitale l’estrema agilità della soluzione operativa, in cui il controllo qualità è sostanzialmente costituito da una serie di controlli a campione il cui esito controlla direttamente le spedizioni in partenza dal magazzino.
Un cruscotto dedicato, la potenza della semplificazione
Abbiamo visto come l’utilizzo di un cruscotto personalizzato comporti numerosi vantaggi nella gestione dei flussi di lavoro. Quello che emerge dai diversi casi d’uso è la capacità di conciliare la potenza dell’ecosistema SAP con la necessità di semplificazione che numerose aziende, in particolare fra le medie imprese, hanno per la gestione delle operazioni quotidiane. OFM, nato per soddisfare questo bisogno, offre una serie opportunità interessanti che nascono proprio dall’osservazione continua e da una profonda conoscenza dell’operatività aziendale.
