Uno dei principali vantaggi “storici” del digitale è senza dubbio quello di poter automatizzare e rendere più efficienti i processi e le procedure. Proprio l’automazione, totale e parziale, è stata fra i primi campi di sviluppo, fin dagli albori dell’informatica moderna negli anni ’80 del secolo scorso. Oggi i software permettono diversi livelli di automazione, fino ad arrivare a metodologie come la RPA (Robotic Process Automation) che permettono addirittura di conciliare l’automazione con la discrezionalità. I Flussi SAP costituiscono un esempio di come l’automazione oggi sia un’esigenza sempre più marcata.
Un flusso di lavoro costituisce in qualche modo la base della piramide dell’automazione. In genere si tratta di un’operazione autonoma, specifica e con un livello di complessità non troppo elevato. Anche se il termine indica in generale una sequenza di attività, in questo articolo ci concentreremo principalmente su quelli automatizzati, completamente o in parte.
Ricordiamo inoltre che i flussi SAP, e in generale i flussi di lavoro, si distinguono dai processi perché un processo può essere più articolato e presentare maggiori complessità. Per esempio, la consegna delle merci a un cliente può essere un processo (bisogna stabilirla in funzione di diversi parametri e prendere alcune decisioni) mentre l’emissione della bolla di accompagnamento può essere un flusso di lavoro.
Va da sé che automatizzare i workflow, i flussi di lavoro, presenta un numero di complessità e criticità inferiori rispetto all’automazione dei processi. E, per questo motivo, spesso rappresenta il punto di partenza per le aziende che si avvicinano alla trasformazione digitale. SAP dispone anche di uno strumento dedicato, SAP Business Workflow, pensato proprio per la creazione e gestione dei flussi di lavoro (e dei processi).
La potenza degli strumenti SAP è indubbia. Ma spesso, soprattutto nei contesti non preminentemente informatizzati, la creazione di flussi di lavoro e la loro gestione può introdurre una domanda di competenze e risorse decisamente elevata. Basti pensare che esistono interi siti web dedicati alla spiegazione dei codici di errore. In altre parole, un’azienda che decida di affrontare la creazione e gestione dei flussi SAP in modo completamente autonomo, rischia di investire molto tempo anche nella semplice realizzazione e nel tracciamento degli errori (inevitabili, nelle implementazioni complesse). Questo rischia di erodere molto rapidamente il vantaggio introdotto dai flussi SAP stessi, rendendo tutta l’operazione antieconomica. La soluzione, naturalmente, non è quella di rinunciare all’uso dei Workflow, quanto quella di adottare strumenti che ne adeguino la complessità anche ai progetti di taglio non enterprise.
L’automazione dei flussi di lavoro con SAP porta una serie di vantaggi, operativi, economici e organizzativi, alle aziende che la adottano. Molti di questi sono specifici, o più evidenti, in alcuni settori, ma altri hanno una influenza più ampia. Ricordiamo qui i vantaggi principali dell’ottimizzazione dei processi:
Accuratezza migliorata: eliminando le operazioni meccaniche e ripetitive, l’automazione dei flussi SAP permette di ridurre i margini di errore.
Velocità di esecuzione: i flussi automatizzati operano sempre in un regime di efficienza massima, senza i ritardi inevitabilmente introdotti dalle operazioni manuali o semi automatizzate.
Trasparenza e visibilità: i flussi automatici in SAP possono essere configurati per inviare ogni tipo di notifica, facendo circolare le informazioni più rapidamente lungo tutta la filiera aziendale in modo trasversale.
Maggiore produttività. L'automazione dei flussi di lavoro libera le persone da attività time consuming a basso valore aggiunto. In questo modo è possibile concentrarsi su attività a maggior valore.
Risparmio sui costi: l'automazione riduce la necessità di input umani, riducendo al minimo il rischio di errori, anche costosi, dovuta all’esecuzione di operazioni ripetitive.
La creazione di flussi SAP è un compito impegnativo, non tanto per la complessità della piattaforma, quanto per l’estrema complessità delle sue interazioni con il mondo reale. Un processo che non è scevro da errori. Vediamo alcuni degli errori più comuni nei flussi SAP
Automazione di flussi sbagliati, non funzionanti, non efficienti: se la digitalizzazione è un’opportunità, è importante che lo sia anche di revisione e miglioramento. In particolare, digitalizzare un processo che non funziona in analogico, non migliorerà la situazione. E’ fondamentale che questi infatti funzionino per sé, e la tecnologia serva da supporto per renderli più efficienti e funzionali. Se la tecnologia viene vista come una “cura” senza intervenire sul processo, non ci saranno risultati.
Trascurare l’esperienza utente: nessuno strumento scomodo o complesso da usare avrà mai successo. Questo vale anche in ambito aziendale: se l’uso di un nuovo strumento richiede uno sforzo eccessivo, questo sarà abbandonato.
Eccedere con l’automazione: per quanto lo scopo dell’automazione sia di ridurre l’intervento umano, è innegabile che ci siano numerosissimi processi che richiedono giudizio, pensiero critico, esperienza e manualità. Cercare di intervenire con l’automazione in modo invasivo in questi contesti può creare più problemi di quanti non ne vengono risolti.
Ma quali sono i campi e le applicazioni in cui l’ottimizzazione dei flussi SAP offre il meglio? Per la verità le applicazioni sono molteplici: di fatto si tratta di una ottimizzazione che può riguardare ogni tipo di processo aziendale, sia organizzativo o manifatturiero, purché sia riconducibile a una serie di passaggi operativi.
Si pensi, per esempio, a tutti i casi in cui vengono prodotti documenti come i listini prezzi a partire dalle informative dei fornitori, nel campo del commercio. Attraverso un’ottimizzazione di flusso è possibile delegare ai sistemi l’estrazione e la normalizzazione dei dati, lasciando agli utenti la supervisione e le lavorazioni finali.
Un altro esempio omologo, anche se con presupposti diversi, è la gestione documentale, anche con firme o approvazioni. Un flusso ottimizzato può, per esempio, prevedere l’invio automatico e contestuale delle notifiche alle funzioni interessate e delle copie cliente per visione.
In manifattura è possibile, per esempio, compilare automaticamente gli avanzamenti di lavorazione, inserendo i dati provenienti dai macchinari e lasciando all’operatore solo l’incombenza di revisionare i rapportini ed inserire eventuali osservazioni non rilevate.
L’ottimizzazione dei flussi si può, inoltre, estendere anche ai processi che richiedono un certo livello di discrezionalità, creando una opportuna ramificazione di operazioni e permettendo di rendere più efficienti anche i flussi che hanno un numero finito di punti di uscita.
Come sappiamo, SAP è un sistema fortemente collaborativo nei confronti delle realtà di terze parti. Layer come ABAP (Advanced Business Application Programming) e la nuova Business Technology Platform permettono l’integrazione molto semplice per partner e aziende che vogliano integrarsi con l’ecosistema, a qualsiasi livello.
Per questo motivo, una dashboard di terze parti può essere lo strumento ideale per la gestione dei flussi SAP e la mitigazione delle complessità. Disporre di un sistema che permetta da un lato una creazione semplificata degli automatismi e dall’altro di tracciarli (e comprenderli) in modo più intuivo costituisce senza dubbio un vantaggio strategico considerevole. Perché l’uso dei workflow sia davvero efficiente, infatti, è necessario che lo sforzo necessario per la loro gestione sia inferiore a quello che richiederebbe la gestione manuale.
L’uso di applicazioni e dashboard di terze parti permette alle aziende di avvantaggiarsi dell’automazione introdotta dai flussi di lavoro e valutare con maggiore serenità l’eventuale evoluzione verso l’automazione dei processi. Inoltre, l’uso di piattaforme di terze parti riduce il rischio, per esempio, di disallinearsi dalle buone pratiche, per esempio usando soluzioni deprecate, modificando direttamente le applicazioni aziendali e così via. In genere, infatti, i partner che offrono soluzioni di terze parti sono particolarmente attenti a raccomandazioni, specifiche e consuetudini, permettendo così di conciliare le esigenze di personalizzazione, anche molto agile, con discipline più rigorose e attuali come il mantenimento del clean core delle applicazioni e degli ecosistemi.