La Segregation of Duties (SoD) è uno strumento importante per gestire diverse responsabilità e profili di lavoro all'interno di un'azienda. In ambiente SAP, la Segregation of Duties consente di ottenere un'adeguata separazione dei compiti e una corretta suddivisione delle funzioni che sono eseguite da parte di una serie di ruoli/responsabilità. Proprio per questo motivo è fondamentale analizzare cos'è la SoD e i motivi per cui rende più sicuro l'ambiente, con benefici tangibili a livello aziendale.
La Segregation of Duties è il metodo ideale per gestire sia i conflitti di interesse ed eventuali frodi. L'obiettivo finale è quello di ridurre la possibilità che un determinato individuo svolga più parti di uno stesso processo. Vi è, quindi, una separazione dei compiti, spezzando tutti i processi, con cui si assicura che solamente le persone ritenute idonee possono eseguire transazioni sensibili, rimuovendo l’eventualità che un utente diventi un rischio a livello di frode o causa di errori accidentali. Ad esempio, nell’ambito della gestione delle retribuzioni, le frodi ed eventuali errori rappresentano veri e propri rischi. Con una corretta separazione dei compiti per la creazione e il pagamento delle buste paga, si ha un dipendente responsabile della parte contabile e un altro dipendente responsabile della firma degli assegni o inoltro dei pagamenti per via telematica.
Di fatto, senza la Segregation of Duties, potenziali scenari con esiti disastrosi potrebbero divenire facilmente realtà mettendo a rischio anche la reputazione dell’azienda stessa. In ambiente SAP, attraverso la SoD, è possibile impedire che si verifichino azioni unilaterali in processi chiave, i cui effetti irreversibili potrebbero andare a comportare per un'azienda errori e frodi di importante rilevanza.
Applicare la Segregation of Duties in ambiente SAP consente di ottenere un sistema gestionale più protetto e sicuro, a patto di adottare alcune regole base per adattare il sistema alle proprie esigenze. I passaggi da effettuare comprendono lo sviluppo, l’implementazione, la valutazione e i rimedi.
Qualsiasi azienda, in primis, deve svolgere una valutazione dettagliata dei rischi associati a ciascun processo aziendale e determinare la probabilità che si verifichi tale rischio e anche il grado di gravità. Questi fattori sono fondamentali per decidere quali tipologie di controllo implementare al fine di mitigare i rischi.
A questo punto è importante avere a propria disposizione due librerie dedicate rispettivamente: duties e rischi. La prima rappresenta un insieme di transazioni che compongono una parte di un processo, ovvero una determinata attività di business eseguita in SAP. La seconda, invece, mette in evidenza le parti del processo in conflitto tra di loro e pertanto riguarda sia le attività standard che le personalizzazioni effettuate.
Non solo, poiché la Segregation of Duties richiede alcuni passaggi per aumentare il livello di sicurezza, è necessario disporre anche di diversi livelli di controllo. Avere a propria disposizione più livelli di controllo consente di evitare situazioni in cui un controllo non riesce a prevenire o rilevare un problema. In questo caso, gli altri livelli rappresentano un'integrazione per una migliore protezione complessiva. Tutto ciò si traduce in una valorizzazione del modello di controllo interno.
Seppur la gestione sia un processo continuo che richiede una serie di procedure per tenere sempre sotto controllo le modifiche apportate al sistema, la gestione corretta e accuratamente personalizzata di ogni aspetto è elemento chiave per adattare la SoD in SAP alla propria realtà aziendale.
Complessivamente, proteggere l’ambiente SAP tramite la Segregation of Duties consente di evitare conseguenze negative per il proprio business. Riuscire ad assicurarsi che le transazioni sensibili siano accuratamente protette e svolte solamente dalle persone ritenute idonee è la chiave per riuscire a minimizzare i problemi e migliorare ogni singolo processo aziendale.